Las 11 mejores prácticas en Gestión Documental

Escrito por Joan Honig 4 ago 2022

Temas: Transformación digital, Document Management, Gestión Documental

Cuando pensamos en cómo implantar la gestión documental en las empresas -o cómo mejorar el sistema actual-, debemos centrarnos en los aspectos fundamentales y definir objetivos, esto ayudará a garantizar el éxito. Tome ventaja poniendo en práctica estas recomendaciones para su gestión documental desde el inicio.

¿Cómo aplicar las mejores prácticas de gestión documental en su empresa?

1. Empiece con objetivos reales y desarrolle métricas clave

Muchas empresas no se toman el tiempo necesario para establecer objetivos y determinar cómo medir su progreso. Si no conoce el motivo de la implantación de su sistema de gestión documental, es difícil saber si ha tenido éxito con él.

Ser específico es importante. ¿Intenta ayudar a los usuarios a encontrar los documentos más rápidamente? ¿Ahorrar costes de almacenamiento de documentos? ¿Mejorar la colaboración entre empleados? ¿Eliminar procesos manuales?

Antes de implantar una solución de gestión documental, determine las métricas y los indicadores clave (KPIs) necesarios para medir el progreso hacia cada objetivo. A continuación, establezca una base que pueda comparar con su sistema actual.

Con ésto podrá descubrir muchas cosas, por ejemplo, que tarda 10 minutos en procesar una factura con su sistema actual y que sólo tarda dos minutos después de utilizar la gestión digital de documentos durante un mes. Compartir estos éxitos cuantificables con sus empleados es una forma poderosa de mostrar el valor del proyecto y fomentar la adopción por parte de los usuarios a medida que se avanza.

 

2. Priorice la automatización de procesos empresariales sencillos y de uso frecuente

Los procesos automatizados reducen el tiempo y el esfuerzo de los empleados, lo que en última instancia reduce los costes para su empresa. De prioridad a los esfuerzos necesarios para la automatización, y podrá centrarse en los procesos críticos del el negocio que van alineados con sus objetivos.

 

Es posible que desee acelerar el procesamiento de pedidos, mejorar los tiempos de respuesta del servicio al cliente o integrarse con un sistema contable para gozar más de esos importantes descuentos por pago anticipado. La automatización funciona bien con los procesos que son simples o repetitivos porque los pasos del flujo de trabajo son sencillos de definir y optimizar y el tiempo ahorrado es totalmente cuantificable. Por ejemplo, un fabricante podría utilizar la gestión documental para encontrar los datos que necesita y responder más rápidamente a los clientes que preguntan por detalles relacionados con los pedidos. Antes de automatizar este proceso, un cliente podía tardar horas en obtener una respuesta. Con la gestión digital de documentos, los clientes pueden obtener una respuesta automatizada en solo minutos.

3. Mejorar los procesos en papel en lugar de imitarlos

Muchas empresas cometen el error de intentar replicar los procesos basados en papel en un contexto digital, en lugar de aprovechar la oportunidad de eliminar los pasos adicionales. A la hora de establecer procesos digitales, pregúntese por qué ha seguido un determinado procedimiento en el pasado y si esas acciones son necesarias en este nuevo contexto.

 

La experiencia de una agencia gubernamental es un ejemplo de ello, la agencia quería convertir su proceso de aprobación de compras en un flujo de trabajo digital. Al principio, reprodujo el proceso basado en papel, que dependía del asistente del controller para obtener y dirigir las aprobaciones en cada etapa. Al incorporar reglas de negocio a su sistema de gestión documental, la agencia pudo dirigir las facturas para su aprobación sin necesidad de un guardián en cada paso.

4. Captura de datos muy cercana al origen 

La captura de documentos casi igual a la fuente original, ahorra tiempo y mejora la calidad de los datos. Herramientas como las impresoras virtuales y los formularios electrónicos son excelentes ejemplos.

 

Las impresoras virtuales permiten guardar los documentos directamente en el sistema de gestión documental sin necesidad de imprimirlos y escanearlos primero. Y los formularios electrónicos permiten al personal extraer automáticamente los datos de un documento, reduciendo su introducción manual. Estos formularios electrónicos simplifican, mejoran y aceleran la recogida de datos.

 

También es importante poder compartir datos con el ERP, CRM u otro software empresarial.  Cuando su solución de gestión documental y otros sistemas pueden "comunicarse" entre sí, la recuperación de datos y su intercambio entre sistemas mantiene la información empresarial sincronizada.

5. Asegúrese de que la interfaz de usuario sea sencilla e intuitiva

Lo que se quiere es que los usuarios entren al sistema, obtengan lo que necesitan y salgan, haciendo el menor número de clics posible, y sin que haya un desorden innecesario en sus escritorios. Los sistemas de gestión documental están diseñados para resolver muchos problemas, pero las funciones no deben aparecer todas en la pantalla de cada usuario.

 

Un buen sistema permite a los administradores y usuarios ver sólo los elementos necesarios para realizar sus tareas. La personalización de la interfaz para cada función, facilita al personal el desempeño de su trabajo sin confusión añadida ni una cantidad de información irrelevante.

6. Tome ventaja de la nube

Con los sistemas in situ, las aplicaciones, el almacenamiento y la tecnología de red se instalan dentro de las cuatro paredes de su oficina. Los activos fijos, como los servidores, los routers y los discos duros, se compran, se instalan y, en última instancia, se sustituyen. Requieren un mantenimiento costoso y lento, actualizaciones, integraciones y supervisión de seguridad.

Cuando se opta por la gestión documental basada en la nube, el proveedor de servicios asume la responsabilidad de las actualizaciones del sistema y los parches de seguridad. Esto facilita la ampliación en las empresas sin necesidad de invertir en más recursos informáticos internos. Los sistemas de gestión documental basados en la nube, también funcionan para el personal en dispositivos móviles donde quiera que haya una conexión a Internet, lo que favorece los entornos de trabajo remotos seguros y una mayor flexibilidad para los equipos.

7. Crear estructuras coherentes de carpetas y tipos de documentos

Por supuesto, la capacidad de trabajo en cualquier lugar no es tan útil si nadie puede encontrar los documentos que necesita rápidamente. Antes de poner en marcha un nuevo sistema de gestión documental, tómese el tiempo necesario para considerar cómo quiere que lo utilicen sus equipos y qué significa eso para las nomenclaturas e indexación de carpetas y tipos de documentos.

Establezca normas y políticas sobre dónde debe almacenarse la información y cómo debe clasificarse. Por ejemplo, si quieres gestionar los procesos de facturación, puedes crear una nomenclatura que requiera que las facturas se nombren con un formato como "nombre del cliente_facturano_ddmmyy_importe". También querrá elegir cuidadosamente los campos de índice comunes para los tipos de documentos y los tipos de documentos relacionados. Por ejemplo, los pedidos de compra, los albaranes y las facturas deben compartir campos de datos para que puedan ser consultados con una sola búsqueda. 

 

Una vez que haya decidido las nomenclaturas, los campos de índice y las estructuras de las carpetas, implemente la automatización y las reglas en su software de gestión documental para asegurarse de que los usuarios se adapten a ellas.

8. Establezca y siga las políticas de control de versiones

Entender qué ha cambiado exactamente entre las versiones de los documentos y garantizar que los usuarios sólo editen la versión más reciente es una parte importante para mantener la integridad de los documentos. 

Con el control de versiones, puede guardar automáticamente los documentos editados como una nueva versión. El historial de versiones de DocuWare muestra los números de versión, el estado, la fecha de almacenamiento, cualquier comentario y el nombre del usuario que guardó el documento.

Si el control de versiones está activado, cuando se guarda una nueva versión o se registra un documento en un archivador, se le asigna un nuevo número de versión.  En el caso del check-in manual, puedes seleccionar un número principal y uno secundario, pero si utilizas la gestión automática de versiones, el sistema asigna un número. Puedes sacar documentos individuales o múltiples y editarlos en tu bandeja de documentos o dentro de una carpeta. El bloqueo de los documentos "retirados" impide que se realicen cambios mientras otra persona está editando un documento y mantiene un registro preciso de quién ha cambiado qué.

9. Use la firma electrónica para reforzar la seguridad y facilitar el cumplimiento de la normativa

¿Se puede probar la autenticidad de una firma en un contrato o acuerdo de proveedor con una firma electrónica? La respuesta es un rotundo "sí".

 

Las firmas electrónicas pueden eliminar el riesgo de que un documento haya sido modificado, firmado por una persona no autorizada o no esté firmado. Una firma electrónica cualificada suele ser legalmente vinculante y cumple los requisitos de seguridad actuales.

 

El sistema de gestión documental que elija debe incluir capacidades de firma electrónica. Su uso, junto con el flujo de trabajo automatizado, protegerá a su empresa en caso de que surja un problema legal, de servicio al cliente o de cumplimiento.

10. Agilice los procesos de aprobación con la automatización de flujos de trabajo

El software de gestión documental que incluye opciones de flujo de trabajo puede reducir significativamente las tareas manuales y el tiempo que toma completar los procesos.

 

Considere este ejemplo: El departamento de educación de una empresa crea documentos de formación que se compartirán con todos los empleados. Antes de que cada ejemplar pueda ser publicado, debe pasar por el siguiente proceso:

• El contenido es desarrollado por expertos en la materia.
• Un miembro del personal del departamento de formación crea un borrador basado en el esquema.
• El borrador es revisado por otra persona para comprobar su exactitud y fluidez.
• El borrador es editado.
• El borrador final se envía al departamento creativo para que le dé un toque de diseño y finalice los documentos antes de publicarlos.

En cualquier momento de este proceso, el contenido puede subir o bajar en la cadena: durante la revisión se puede encontrar que el contenido es deficiente y requerir que el documento vuelva al escritor para un trabajo adicional, por ejemplo.

 

El equipo educativo podría utilizar el correo electrónico u otro proceso manual para enviar los documentos de un lado a otro. Pero esto conduce a la pérdida de información, al incumplimiento de los plazos y a la posible falta de comunicación. Un flujo de trabajo integrado en el sistema de gestión documental permite enviar documentos a las personas o equipos involucrados con sólo pulsar un botón y garantiza que todos puedan ver, de un vistazo, en qué tienen que trabajar.

 

Tanto si se trata de pedidos de clientes, facturas o cualquier otro tipo de flujo de trabajo basado en documentos, estos principios son aplicables.

11. Cree una cuenta de prueba gratis

Realizar una prueba al software es mejor que cualquier discusión sobre su funcionamiento teórico. Una experiencia práctica con DocuWare Smart Document Control es un buen punto de partida.

Desarrolle una mejor comprensión de la gestión documental cargando sus propios archivos y utilizando la guía "Sus primeros pasos" y la documentación de la base de conocimientos de DocuWare. Smart Document Control es un sistema de gestión documental en la nube listo para usar, con archivadores digitales prediseñados, almacenamiento de documentos, configuración de uso compartido y muchas otras funciones.

Preguntas frecuentes sobre la gestión documental

¿Qué incluye la gestión documental?

Como término general, se refiere a todos los recursos, políticas y procesos que se aplican para almacenar, archivar, acceder y mantener los documentos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

¿Cómo se elige un sistema de gestión documental?

La elección de un sistema de gestión documental depende de los objetivos y necesidades de su empresa. Algunas consideraciones son:

 

Si la gestión del flujo de trabajo está incluida (sin coste).Toda empresa funciona con procesos. El flujo de trabajo automatizado debe formar parte de la oferta de gestión documental, no ser un costoso complemento. Con la gestión del flujo de trabajo, los responsables de la toma de decisiones definen reglas sobre cómo se gestionan los procesos en la empresa, asignan tareas y definen sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión del flujo de trabajo también especifica qué procesos activan un flujo determinado; por ejemplo, el almacenamiento de una factura entrante u otros documentos.

 

Cuando procesos como la gestión de pedidos, la incorporación de empleados y la aprobación de facturas se diseñan para cubrir necesidades precisas y se automatizan para eliminar la pérdida de tiempo, todo su equipo desbloquea un nuevo ritmo de productividad.

 

La integración debe ser posible sin métodos costosos. Una oficina automatizada y con soluciones basadas en la nube, es tan buena como las personas, los procesos y los sistemas que une. La integración debe ser posible a través de APIs basadas en REST. Los servicios en la nube deben poder comunicarse fácilmente con otros servicios en la nube y con el software local si es necesario.

 

El software basado en la nube debe aplicar rigurosos estándares de seguridad para cumplir con la privacidad de los datos y regulaciones legales de la información. Los proveedores de tecnología sin una separación estricta entre los datos de los clientes y los del sistema, el cifrado junto con capas de seguridad adicionales para protegerse de los ataques de bajada de protocolo y el registro de auditorías ponen en riesgo a toda su organización.

¿Cómo es una buena gestión documental?

Una buena gestión documental debe ser segura, fácil de usar y estar alineada con las necesidades de su empresa.

¿Dónde se aplican las mejores prácticas de gestión documental?

Las mejores prácticas son aplicables a todos los procesos que requieran organizar, referenciar, modificar o trabajar con documentos y datos.

Nota del editor: Este artículo se ha actualizado para que sea más preciso y se ha añadido nuevo contenido.